perfil de secretaria

Secretaria

Objetivo del cargo:

Realizar apoyo administrativo y logístico del departamento o de la unidad donde se desempeñe, para lo cual deberá atender público y proporcionar respuestas orientadoras; recibir, registrar y distribuir correspondencia; concertar entrevistas y reuniones; Mantener agenda de actividades de la Jefatura y profesionales del área de trabajo.

Formación:
ü Título de secretaria ejecutiva bilingüe Inglés español, de a lo menos cuatro semestres de duración, otorgado por un establecimiento de educación superior reconocido por el Estado.
ü Experiencia de a lo menos 1 año en cargos similares en el sector público o privado
ü Excelente manejo de herramientas computacionales como Word, Excel, power point, Internet, entre otras.

Personalidad:
ü Capacidad para ordenar, prever y anticiparse a los acontecimientos futuros.
ü Capacidad de sintonizarse con su superior, cooperar y agradar a los integrantes de su equipo de trabajo.
ü Sociable
ü Capacidad para organizar y ordenar su trabajo.

Capacitación en al menos tres de los siguientes aspectos
ü Técnicas de expresión oral y escrita
ü Atención de público y proyección de imagen institucional
ü Computación en el ámbito usuario avanzado
ü Relaciones públicas y protocolo
ü Gestión de Programas Institucionales
ü Gestión interna del Departamento o Unidad
ü Técnicas de Archivo
ü Inglés conversacional

Funciones principales de la Secretaria:

• Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.• Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.• Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los objetivos a ella encomendados.• Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan sólo unas pautas marcadas por su superior.• Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.• Atender y organizar llamadas telefónicas y las visitas al director.• Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.• Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
Perfil profesional:• Formación a nivel de COU o Formación Profesional Administrativa, como mínimo.• Curso de Secretariado en Escuela de negocios.• Dominio imprescindible de uno o más idiomas extranjeros, en sus formas hablada y escrita (Inglés, como preferente, Francés, Alemán…)• Mecanografía y taquigrafía.• Dominio de herramientas informáticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones específicas…)